Trasladar una oficina, una clínica o un local comercial no es como mudar un piso: además de muebles hay equipos informáticos, archivo, clientes y empleados que dependen de que todo funcione el lunes siguiente. Este es el plan que recomendamos.
1. Fija la fecha y trabaja hacia atrás
Decide el día del traslado y prepara un calendario de tareas desde 6 u 8 semanas antes. Lo ideal es mudarse en viernes por la tarde o en sábado para estar operativos el lunes.
2. Nombra a un responsable
Una persona del equipo debe coordinar todo: proveedores, llaves, horarios y dudas de los compañeros. Si nadie es responsable, todos dan por hecho que otro se encarga.
3. Haz inventario y decide qué se va
Recorre la oficina con un plano de la nueva y decide qué se traslada, qué se vende o dona y qué se tira. Es el mejor momento para eliminar mobiliario viejo y archivo innecesario (con destrucción confidencial de documentos cuando sea necesario).
4. Informática y telecomunicaciones primero
- Pide el traslado de la línea de internet con varias semanas de antelación.
- Haz copia de seguridad de todos los equipos antes de desconectarlos.
- Etiqueta cada ordenador, pantalla y cable con el puesto de destino.
5. Que cada empleado embale su puesto
Dale a cada persona cajas y etiquetas con su nombre y número de puesto. Así cada uno sabe dónde están sus cosas al llegar y el montaje es mucho más rápido.
6. Avisa a clientes y proveedores
- Nueva dirección en la web, Google Business Profile, facturas y firma de email.
- Aviso a clientes y proveedores habituales.
- Cartel en el local antiguo con la nueva dirección durante unas semanas.
- Cambio de domicilio en Hacienda, Seguridad Social, bancos y seguros.
7. Vacía y entrega el local antiguo
Tras el traslado, el local tiene que quedar vacío para entregarlo al propietario en la fecha del contrato. Planifica el vaciado de la oficina y la retirada de residuos al punto limpio o con gestor autorizado: en A Coruña, las empresas tienen puntos limpios propios en los polígonos de A Grela y Pocomaco.
Consejo final
Pide presupuesto cerrado y por escrito, con día y hora garantizados, y comprueba que la mercancía va asegurada. En Portes Coruña organizamos el trabajo a primera hora, por la tarde o en sábado para que el traslado afecte lo menos posible a tu actividad, combinando transporte y vaciado.
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